Punchbyte Tafelmanagement - Software zur Kundenverwaltung und digitalen Ausgabe für gemeinnützige Tafeln

Punchbyte Tafelmanagementsystem

Täglich werden in Deutschland Lebensmittel vernichtet, die noch haltbar und genießbar sind. Bei vielen Menschen herrscht dagegen Mangel.

Die gemeinnützigen Tafeln habe es sich zur Aufgabe gemacht, hier einen Ausgleich zu schaffen, um Lebensmittel, die in einem einwandfreien Zustand sind, an Benachteiligte abzugeben.

Punchbyte Tafelmanagement

Die Ausgabe der Lebensmittel an die Kunden ist damit die zentrale Aufgabe der Tafeln. Diese wird durch ehrenamtliche Helfer organisiert.

Bei der Warenausgabe gibt es unterschiedliche Anforderungen, die zu berücksichtigen sind:

  • Die Kunden erwarten eine schnelle Ausgabe ohne nennenswerte Wartezeiten
  • Die Tafel muss gleichzeitig sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Waren erhalten und ein Missbrauch unterbunden wird
  • Dabei erfolgt die Ausgabe mit einer meist nur kleinen Zahl an ehrenamtlichen Helfern

Unser Tafelmanagementsystem hilft dabei, die Kundenverwaltung und die Warenausgabe einer Tafel zu digitalisieren. Es reduziert Verwaltungs- und Erfassungsaufgaben deutlich und stellt sicher, dass die Ausgabe auch mit kleinen Helfergruppen effektiv zu bewerkstelligen ist:

  • Einfache Erfassung und Pflege des Kundenstands
  • Schnellere Durchführung der Ausgabe
  • Automatische Plausibilitätsprüfung unmittelbar während der Warenausgabe
  • Übersichtliche Statistik
  • Alle relevanten Daten jederzeit verfügbar

Funktionsumfang

Kundenmanagement

  • Kundenstamm und Bedarfsgemeinschaften verwalten
  • Anzahl Erwachsene und Kinder hinterlegen
  • Rechtliche Voraussetzungen für die Warenausgabe erfassen
  • Bescheide hinterlegen
  • Gültigkeit der Bescheide prüfen
  • Umfang der Leistung bzw. Warenkörbe/-kisten festlegen
  • Zuordnung der Kunden zu Ausgabegruppen festlegen
  • Ausweise (mit und ohne Barcode) erstellen und drucken
  • Datenschutzerklärung erstellen und drucken
  • Beliebige Anschreiben mit selbst änderbaren Vorlagen erstellen und drucken
  • Bestehende Dokumente dem Kunden zuordnen
  • Alle Dokumentvorlagen sind frei gestaltbar, mit und ohne Logo
  • Fotoverwaltung für Kundenfotos

Ausgabe-Management

  • Festlegen der für die Ausgabe relevanten Eckdaten, wie Ausgabetag, Ausgabegruppe, Warenkorb/-kiste, Ausgabepreis
  • Erfassen der tatsächlich durchgeführten Warenausgabe
  • Erfassen des Kunden per Hand über Name oder Kundennummer
  • Erfassen des Kunden alternativ durch Scannen des Ausweises
  • Erfassen von Fehltagen
  • Erfassen der Zahlungen
  • Laufende Anzeige des aktuellen Kontostands
  • Laufende Anzeige von Zahlungsrückständen
  • Begrenzung von Zahlungsrückständen
  • Hinweis bei abgelaufenem Bescheid
  • Hinweis bei falschen Ausgabetag
  • Fallbezogene Entscheidungen bleiben möglich
  • Sperre beim Versuch eines Doppeleinkaufs
  • Ausdruck eines Ausgabebelegs / Bon

Auswertung

  • Ausgabe einer Kundenstatistik
  • Ausgabe der Kundendaten
  • Ausgabe einer monatlichen Ausgabeübersicht
  • Export der Daten nach Excel

Datensicherheit

  • Anwendung ist mit Login geschützt
  • Individuell einstellbare Benutzerrechte
  • Trennung des Kundenstamms von der Ausgabe
  • Je nach Benutzergruppe können z.B. nur Ausgaben erfasst werden, sensible Personendaten dagegen nur von berechtigten Personen geändert oder exportiert werden
  • Datenhaltung in der jeweiligen Tafel, keine Datenhaltung bei Dritten

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